Fuhrparkanalyse – Überblick gewinnen und behalten
Damit Fuhrparkverantwortliche den Überblick über den eigenen Fuhrpark behalten, empfiehlt sich eine regelmäßige Fuhrparkanalyse. Nicht nur, wenn neue Fahrzeuge angeschafft werden sollen oder die Umstrukturierung des Fuhrparks ansteht, ist eine solche Analyse ratsam. Sie dient der Kostenreduzierung und der Optimierung des Fuhrparks, weshalb eine Fuhrparkanalyse als laufender Prozess zu verstehen ist.
Eine Fuhrparkanalyse bildet den Grundstein, um einen ganzheitlichen Überblick über den Fuhrpark zu erhalten. Sie ist ein Instrument, um den eigenen Fuhrpark zu untersuchen sowie Optimierungspotenziale aufzudecken und verläuft in drei Schritten:
1. Zieladäquate Vorbereitung
2. Konkrete Datenerfassung
3. Systematische Auswertung
Gesucht werden Antworten zu den einfach klingenden Fragen: Passt das, was wir haben, zu dem, was wir brauchen, um Mobilität nachhaltig und effizient sicherzustellen? Wie können wir optimale Leistungen für unsere Nutzer:innen erbringen?
Das Ergebnis der Fuhrparkanalyse beschreibt den Ist-Zustand des Fuhrparks und beinhaltet unter anderem:
- Fahrzeugportfolio (Anzahl Fahrzeuge, Marken und Modelle)
- Zuständigkeiten
- Services
- Versicherungspolicen
Die Analyse des Fahrzeugportfolios gibt eine Übersicht über den bisher bestehenden Firmenfuhrpark. Eine Auflistung der Anzahl der Fahrzeuge, Marken und Modelle hilft dabei, genau zu planen, welche Fahrzeuge bereits vorhanden sind und wo noch Bedarf besteht. Um den Fahrzeugbedarf und die passenden Antriebsarten zu ermitteln, sollten Fuhrparkverantwortliche im Rahmen der Analyse außerdem Mobilitätsprofile und Nutzergruppen unter die Lupe nehmen. So kann geklärt werden, wer welche Fahrzeuge wann in welchem Umfang und wie häufig nutzt. Um den größtmöglichen Nutzen aus der Fuhrparkanalyse zu ziehen, sollte sie in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Es handelt sich um einen stetigen Prozess, der nicht mit einer einmaligen Analyse abgeschlossen ist. Verbesserungspotenzial gibt es immer.
Die Informationen über Nutzerprofile helfen nicht nur bei der Entscheidung über den Bedarf der Fahrzeuge, sondern geben auch Auskunft, welche Antriebsart für den Fuhrpark geeignet ist. Im Rahmen der Mobilitätswende setzen Fuhrparkverantwortliche vermehrt auf Elektrofahrzeuge. Um zu prüfen, ob die Elektrifizierung der Flotte überhaupt möglich und sinnvoll ist, ist eine Fuhrparkanalyse unerlässlich. Somit kann geprüft werden, in welchem Maße Verbrenner durch Elektrofahrzeuge ersetzt werden können, wie die Reichweite sein muss und welcher Bedarf an Ladeinfrastruktur besteht.
Fuhrparkprozesse optimieren, um Kosten zu senken
Neben dem Fahrzeugportfolio enthält die Fuhrparkanalyse auch eine genaue Untersuchung der Zuständigkeiten. Dabei ist zu prüfen, welche Mitarbeitenden mit welchen Aufgaben betraut sind. In einigen Fällen werden Teilaufgaben von zu vielen Personen übernommen. Das vergrößert nicht nur Freigabeprozesse und Entscheidungswege, sondern nimmt auch gleichzeitig Personal weg, welches an anderer Stelle eingesetzt werden könnte. Werden Zuständigkeiten im Rahmen der Fuhrparkanalyse neu geplant, kann die Arbeitsweise optimiert werden.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Fuhrparkanalyse ist der Teilbereich Services. Bei diesem Abschnitt der Planung müssen sich Fuhrparkverantwortliche Gedanken über die Finanzierung der Fahrzeuge machen. Neben Leasing und Miete gibt es außerdem die Möglichkeit des Kaufs. Es ist ratsam, bestehende Verträge zu überprüfen und die Finanzierungsform bei Bedarf anzupassen. In die Planung einzubeziehen sind weiterhin Aspekte wie Tankkarten, regelmäßige Führerscheinkontrollen und der mögliche Einsatz einer Bußgeldverwaltung. Um die Kosten zu senken beziehungsweise an den richtigen Stellen einzusetzen, empfiehlt sich eine Überprüfung der Versicherungen. Gegebenenfalls können Rahmenverträge geschlossen oder Tarifmerkmale angepasst werden. Dabei ist zu überdenken, ob die Höhe der Selbstbeteiligung oder der Deckungsbeiträge anzupassen ist.
Während der gesamten Fuhrparkanalyse ist eine angemessene Dokumentation der Ergebnisse wichtig. Nur so lassen sich die angestrebten Maßnahmen festhalten und Erfolge kennzeichnen. Um eine Fuhrparkanalyse durchführen zu können, sollten zunächst Ziele und die Schwerpunkte der Untersuchung klar sein. Der Umfang und die Ziele einer Analyse sind immer individuell und abhängig von Größe und Art des jeweiligen Fuhrparks. Eine Optimierung reduziert in den meisten Fällen die Gesamtkosten, kann aber genauso zusätzlichen Investitionsbedarf auslösen. Mittels der Analyse lassen sich mögliche Schwachstellen des Fuhrparks aufdecken und durch geeignete Maßnahmen beseitigen. Neben der Kostenoptimierung lassen sich außerdem die Schnittstellen zwischen internen und externen Partnern sowie Entscheidungsprozesse verbessern.
Da eine Fuhrparkanalyse eine sehr komplexe und umfangreiche Sache ist, gleichzeitig aber wichtig für die Optimierung des Fuhrparks, kann sich eine externe Unterstützung anbieten. Athlon hilft Kunden dabei, die Fuhrparkanalyse bestmöglich durchzuführen.
„Um den genauen Bedarf an Fahrzeugen zu ermitteln und die effizienteste Umsetzung beim Fuhrpark zu erzielen, stehen wir mit Rat und Tat zur Seite. Gerade in der heutigen Zeit ist viel in Bewegung. Da darf nicht auf die Fuhrparkanalyse verzichtet werden. Gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden ermitteln wir die besten Möglichkeiten“, erläutert Dirk Weidemann, Senior Key Account Manager bei Athlon.
