Billing

Zur Unterstützung nachhaltiger Prozesse nach dem Wachstumschancengesetz sind die Abrechnungsprozesse von Athlon digital. Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.

Die E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (XML-basiertes Datenmodell) – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der oben genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung.

Das strukturierte elektronische Daten-Format muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).

Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Sonstige Rechnungen

Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen sowie Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung.

Aktuell werden unsere Rechnungsbelege unseren Kunden auf unterschiedlichen Wegen zugestellt. Diese Übertragungskanäle sind die „klassische“ E-Mail, technische Strecken oder Postzustellung. Im 2. Quartal 2025 stellen wir unsere Ausgangsrechnungen auf das hybride ZUGFeRD-Format um. Diese Kombination aus PDF-Sichtbeleg und einer darin eingebetteten XML-Datei, die die strukturierten Rechnungsdaten enthält, entspricht den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Unsere Kunden haben somit die Wahl, in der vom Gesetz definierten Übergangszeit weiterhin nur den PDF-Sichtbeleg zu verwenden oder bereits die strukturierten Daten aus der XML-Datei zu verarbeiten und in ihre kaufmännischen Systeme einzulesen. Andere Formate oder individuelle Absprachen unterliegen der internen Prüfung und werden bilateral zwischen Kunden und Athlon abgestimmt. Damit unterstützen wir bei unseren Kunden die Geschäftsprozessoptimierung im „Purchase to Pay“-Umfeld.

Wir empfangen unsere fahrzeugbezogenen Lieferantenrechnungen auf elektronischem Weg über eingangsrechnungen@billing.athlon.com; wir setzen damit die Vorgaben des Wachstumschancengesetzes fristgerecht um. Der klassische Posteingang wird sukzessive eingestellt. Die bereits bestehenden Lieferantenprozesse für Reparatur- und Wartungsvorgänge „Service Plus Postmaster“ oder „FleetSite“ bleiben hiervon unberührt und bestehen weiterhin; der in diesen Systemen zugrunde liegende Prozess bleibt unverändert. Damit unterstützen wir bei unseren Lieferanten die Geschäftsprozessoptimierung im „Order to Cash“-Umfeld.