Geldwäscherechtliche Identifizierung

Die Athlon Germany GmbH ist nach § 1 Abs. 1a Nr. 10 ein Finanzdienstleistungsinstitut und damit gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 ein Verpflichteter gemäß GwG. Als Verpflichteter gemäß GwG muss Athlon diverse Prüfungen hinsichtlich ihrer Kunden durchführen.

Ja, die Mitwirkungspflicht ist gesetzlich in § 11 Abs. 6 GwG geregelt. Sofern sich im Laufe der Geschäftsbeziehung Änderungen ergeben, hat er diese Änderungen unverzüglich Athlon anzuzeigen.

Geschäftsbeziehungen sind vertragliche Beziehungen, die einen Bezug zu den geschäftstypischen Aufgaben oder Leistungen des Verpflichteten aufweisen. Geschäftsbeziehungen müssen auf Dauer angelegt sein. Eine Geschäftsbeziehung umfasst die Gesamtheit der von Kunden genutzten bzw. ihnen zur Verfügung gestellten Produkte. Eine Geschäftsbeziehung bei Athlon wird insbesondere bei folgende Geschäftspartnerkategorien begründet:

• Leasingnehmer,
• Fuhrparkmanagementgesellschaften, die im Namen des Leasingnehmers mittels Vollmacht auftreten,
• Gebrauchtwagenhändler und Fahrzeugkäufer
• Bürgen im Rahmen eines Bürgschaftsvertrages

Die allgemeinen kundenbezogenen Sorgfaltspflichten ergeben sich aus den Nummern 1 bis 5 des § 10 Abs. 1 GwG. Sie umfassen im Einzelnen:

• Identifizierung des Vertragspartners einschließlich Erfassung der Vertretungsberechtigten bei jur. Personen/Personenmehrheiten
• Identifizierung der ggf. für den Vertragspartner auftretenden Person und Prüfung ihrer Berechtigung hierzu
• Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten (sowie der Eigentums- und Kontrollstruktur, falls Vertragspartner keine natürliche Person ist)
• Abklärung Geschäftszweck (soweit nicht offensichtlich)
• Abklärung PeP-Status von Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigtem
• Überwachungspflicht hinsichtlich Geschäftsbeziehung einschließlich Transaktionen sowie in diesem Rahmen Aktualisierungspflicht

Die Sorgfaltspflichten sind insbesondere bei

• der Begründung einer Geschäftsbeziehung
• Abschluss weiterer Geschäfte im Rahmen der Kundenbeziehung
• regelmäßiger Überprüfung 

durchzuführen.

Die Identifizierung ist immer ein zweistufiges Verfahren: 

1. Feststellung der Identität durch Erheben der Angaben (z.B. durch Erfragen)
2. Überprüfung der Identität (insbesondere auf der Basis bestimmter Dokumente).

Sofern eine Identifizierung nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, ist Athlon gesetzlich verpflichtet die Kundenbeziehung grundsätzlich zu beenden.

Juristische Personen können entweder Personenhandels- (BSP. OHG, KG) oder Kapitalgesellschaften (BSP AG, GmbH) sein.

Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften sind folgende Angaben zu erheben:

• Firma/Name/Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer (soweit vorhanden)
• Anschrift des physischen Sitzes oder der Hauptniederlassung
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans/gesetzliche Vertreter; soweit eine juristische Person Mitglied des Vertretungsorgans oder gesetzlicher Vertreter ist, deren Angaben in Bezug auf Firma, Rechtsform, Registernummer und Sitzanschrift

Je nach Rechtsform benötigt Athlon einen entsprechenden Nachweis (z.B. aktueller Registerauszug bei einer GmbH, Gesellschaftervertrag einer GbR).

Bei einer nicht börsennotierten AG wird zusätzlich noch die Satzung benötigt. 

Ein Registerauszug darf maximal 12 Monate alt sein. 

Die auftretende Person gegenüber Athlon ist die Person, welche die Leasingkonfigurationen sowie sämtliche Rechtsgeschäfte im Rahmen der Leasingabwicklung rechtsverbindlich unterschreibt. 

Die auftretende Person ist gemäß eines akzeptierten Identifizierungsverfahren zu identifizieren. 

Zusätzlich ist die Berechtigung zu prüfen, d.h. ob die Person für den Vertragspartner handeln darf gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG. Das Gesetz macht hierzu keine festgelegten Vorgaben. Athlon benötigt jedoch eine Kopie des Dokuments der Vollmacht, mit der der Berechtigungsnachweis geführt wurde.

Berechtigte Personen sind

• gesetzliche Vertreter (Bsp. Geschäftsführer, Vorstand) der juristischen Person,
• Prokuristen
• Handlungsbevollmächtigte

Eine Prokura ist eine handelsrechtliche Vollmacht, die im Handelsregister eingetragen ist.

Eine Handlungsvollmacht ist nicht öffentlich einsehbar. Es gibt verschiedene Arten: Entweder wird eine Person für ein bestimmtes Rechtsgebiet, in welchem die benannte Person ihr Unternehmen vertreten darf, bestellt oder eine Person erhält Generalvollmacht.

Der Kunde kann alle auftretenden Personen auf dem Formular „Identifizierung gemäß GwG“ unter Kapitel 2 eintragen. Die rechtliche Erklärung zur Bevollmächtigung ist bereits in dem Formular inkludiert. Sollten weitere Personen zu einem späteren Zeitpunkt hinzukommen, kann entweder das Formular neu ausgefüllt werden oder für die auftretende Person eine separate Vollmacht eingereicht werden.

Jeder Mensch ist eine natürliche Person (BSP Geschäftsführer Herr Meyer).

Jede natürliche Person wird anhand der Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses identifiziert.

Der Kunde muss sich erstmalig zu Beginn der Geschäftsbeziehung identifizieren. Bei neuen Vertragsabschlüssen wird die hinterlegte Identifizierung durch Athlon auf Gültigkeit geprüft und bei Bedarf erneuert.

• Vor-Ort-Identifikation durch Athlon Mitarbeiter oder vertraglich vereinbarten Dritten (Autohaus)
• PostIdent vor Ort in einer Filiale der Deutschen Post AG
• PostIdent durch Videochat (im Folgenden „VideoIdent“) durch die Deutsche Post AG

Ausweise (Personalausweis und Reisepass) dienen ausschließlich der Identifikation. 

Es ist gesetzlich im GwG unter § 8 Abs 2 Satz 2 geregelt, dass Kopien von Ausweisen erstellt werden müssen.

Die Kopie des Personalausweises darf nur im Beisein eines Athlon Mitarbeiters oder eines vertraglich definierten Dritten erfolgen. Der Mitarbeiter muss die Identität vor Ort überprüfen.

Die Identifizierung wird durch den Auslagerungspartner der Athlon die Deutsche Post AG durchgeführt. Die Deutsche Post AG ist eine börsennotierte Aktiengesellschaft und gehört zur Deutschen Post DHL Group. Diese ist einer der weltweit führenden Logistikanbieter. Andere große Banken wie z.B. die Commerzbank nutzen die Deutsche Post AG ebenfalls für die Identifizierung.

• aktuell gültigen Ausweis
• mobiles Endgerät mit stabiler Internetverbindung und der App der Deutschen Post

Täglich online von 8 - 22 Uhr - auch aus dem Ausland erreichbar

Eine Übersicht über akzeptierte Ausweise, die durch die Deutsche Post AG angenommen werden, finden Sie in den FAQ zu POSTIDENT für Geschäftskunden der Deutschen Post.

Ja, die Mitarbeiter der Deutschen Post AG sprechen englisch. Der Kunde sollte zu Beginn des Gesprächs einen Hinweis geben.

Für den Start der Identifikation per Videochat erhält der Kunde einen Link. Nach der Vorabüberprüfung des Ausweisdokuments wird der Kunde per Videochat mit einem Servicemitarbeiter verbunden, der ihn durch die Identifizierung führt. Während der Identitätsprüfung werden in der Regel zwei Fotos von dem Ausweisdokument, sowie die Sicherheitsmerkmale und Hologramme überprüft. 

Abschließend wird ein Foto erstellt und die erfassten Daten der Identifikation werden dem Kunden zur Kontrolle angezeigt. Nach der Bestätigung der Daten ist die Identifizierung abgeschlossen.

Zusätzlich wird dem Kunden eine TAN per SMS an die Mobilfunknummer geschickt. 

Das Ergebnis der Identifizierung wird verschlüsselt übermittelt und steht Athlon in der Regel nach wenigen Minuten zur Verfügung. Die Übertragung in unser Archivierungsprogramm kann 1-2 Tage dauern. 

Der Link hat kein Ablaufdatum und ist jederzeit gültig.

Sofern der Vorgang nicht abgeschlossen ist, muss die Identifizierung komplett neu über den Aufruf des Links gestartet werden.

Die Person bekommt von Athlon einen personalisierten PostIdent Coupon.

Mit diesem Coupon und dem Personalausweis oder Reisepass lässt die Person sich in einer Deutschen Post Filiale von einem Postmitarbeiter identifizieren. Dies ist zu den definierten Öffnungszeiten der jeweiligen Postfiliale möglich. Die Identifizierungsunterlagen werden von der Deutschen Post an Athlon geschickt.

Die Marke Deutsche Post steht seit jeher für Sicherheit und Vertrauen im Informationsaustausch. Briefgeheimnis und Datenschutz sind tief in der DNA des Unternehmens verankert. Die Deutsche Post bietet ein Höchstmaß an Sicherheit. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Zudem wird der Datenaustausch, der während des Videochats zwischen dem Kunden und dem Servicemitarbeiter stattfindet, verschlüsselt.

Der Service für die Identifizierung mittels Post- oder VideoIdent ist für den Kunden kostenlos.

Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person, sonstige Gesellschaft oder eine Rechtsgestaltung im Sinne des § 3 Abs. 3 GwG steht, oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird (§ 3 Abs. 1 GwG).

Unter den Begriffen „Kontrolle“ und „Veranlassung“ ist zu verstehen, dass damit die natürliche Person erfasst werden soll, die auf die Kundenbeziehung oder auf Transaktionen tatsächlich maßgeblich Einfluss nehmen kann. 

• dass die Betrachtung der genannten Grenzen ausschließlich auf die Anteile berechnet werden, die nicht von der juristischen Person selbst gehalten werden (Bsp. AG hält Anteile selbst)
• dass die Berechnung der genannten Grenzen auch über die Zurechnung mehrerer Beteiligungswege aus mittelbaren und / oder unmittelbaren Beteiligungen zu erfolgen hat
• dass die Berechnung bei mehrstufigen Beteiligungen mind. über zwei Beteiligungsebenen zu erfolgen hat
• Ab der zweiten Beteiligungsebene am Vertragspartner gilt nicht mehr der 25%-Schwellenwert. Hier ist nur dann ein Beteiligungsstrang weiter zu verfolgen, wenn tatsächlich Kontrolle (>50%) auf den
  jeweiligen unmittelbar Beteiligten ausgeübt werden kann.
• dass bei bestimmten Rechtsformen per Gesetz bestimmte Personen oder Personenkreise immer als wirtschaftlich Berechtigte zu erfassen sind (Bsp. Stiftung gemäß § 3 Abs. 3 GWG, Verein)

An den folgenden Beispielen unterschiedlicher Unternehmensstrukturen soll die Komplexität gezeigt und erklärt werden:

An diesem Beispiel ist erkennbar, dass die drei wB aus unterschiedlichen Gründen als wB erkannt werden:

Hans Meier hat auf der ersten Ebene je 30 % Stimmrechte und Kapitalanteile

Klaus Müller hat auf der zweiten Ebene 100 % an der GmbH 2 der ersten Ebene, die nur 10 % Kapital-, aber 35 % Stimmrechtsanteile besitzt.

John Doe erfüllt als 100 %-iger wB an der Z-Ltd. die 60%-ige Mehrheit an der GmbH 1. Damit ist er für die GmbH 1 der Inhaber der dortigen 60 % Kapital- und 35 % Stimmrechtsanteilen.

Bei einem wB hat Athlon abweichend von den Angaben bei natürlichen Personen zur Feststellung der Identität zumindest dessen

• Namen
• Sämtliche Vornamen

und soweit dies in Ansehung des im Einzelfall bestehenden Risikos der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung angemessen ist, weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben.

Weitere Identifizierungsmerkmale des wB wie zum Beispiel:

• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Anschrift

dürfen unabhängig vom festgestellten Risiko erhoben werden. Der Vertragspartner dokumentiert seinen wB schriftlich auf dem Formular „Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz“.

Bsp. Satzungen, Gesellschafterlisten, Aktionärslisten, Organigramme mit den entsprechenden Stimm- sowie Kapitalanteilen

Bei einfachen Beteiligungsstrukturen kann man die wB auch aus dem Handelsregister ablesen.

Ja, Athlon ist auf eine Kundenangabe des wB gesetzlich angewiesen. Zusätzlich ist Athlon in der Verpflichtung die Kundenangabe zu überprüfen.

Sofern aufgrund komplexer Strukturen und nach umfangreicher Prüfung die festgestellten Beteiligungsverhältnisse (auch auf der zweiten Beteiligungsebene nur juristische Personen umfasst) keine natürlichen Personen als wB feststellbar sind, so ist entsprechend der gesetzlichen Regelung der sogenannte "fiktive wirtschaftlich Berechtigte" zu ermitteln.

Als fiktiver wB ist daher der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartner (unser Kunde) zu erfassen. Die zu erhebenden Daten unterscheiden sich nicht vom "echten" wB.

Zudem ist die erfolglose, angemessene Untersuchung der Ermittlung eines echten wB als Grundlage für die Erfassung des fiktiven wB zu dokumentieren.

I.d.R. kennen sich die Abteilungen, die neue Bankkonten eröffnen bspw. Accounting oder Treasury gut mit dem Thema aus. Darüber hinaus kann die Rechtsabteilung oder der Wirtschaftsprüfer des Kunden weiterhelfen. 

Ja, das ist bspw. über zwei Konstrukte möglich:

• geschäftsführender Gesellschafter
• fiktiver wB

Nein, grundsätzlich nicht, es sei denn der wB ist gleichzeitig die auftretende Person.

Ja, jedes Unternehmen hat einen natürlichen wB, zumindest den fiktiven wB.

Ja, es sind nur natürliche Personen per Gesetz zulässig.

Athlon ist eigenverantwortlich in der Verpflichtung den wB zu identifizieren und darf sich dabei gemäß BaFin Vorschriften nicht auf die Auskunft im Transparenzregister verlassen. Athlon ist darüber hinaus verpflichtet, die Kundenabgabe mit der Angabe im Transparenzregister abzugleichen. Bei Unstimmigkeiten ist eine Meldung an das Transparenzregister erforderlich.

Kunden mit komplexen Eigentümerstrukturen sind auf die Frage zur Identifizierung bereits vorbereitet und haben dafür interne Standarddokumente aufgebaut, die sie KYC/ UBO Paper nennen.

"KYC" steht für "Know-your-customer" und "UBO" steht für "Ultimate Beneficial Owner".