Les avantages en nature (AEN) pour l'automobile

Les avantages en nature : définition

Les avantages en nature sont les biens ou services fournis par une entreprise à ses salariés. Dès lors que ces avantages permettent aux salariés de réaliser des économies (par rapport aux frais qu’ils auraient dû assumer pour ces biens ou services), ils doivent être mentionnés sur la fiche de paie et sont soumis aux cotisations. Les avantages en nature peuvent être évalués d’après leur valeur réelle ou au forfait.

Bon à savoir : la mise à disposition peut être gratuite ou moyennant une contrepartie financière par le salarié. Dans ce dernier cas, le montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature sera diminué du montant de cette contribution.

Les différents usages de véhicules en entreprise

Il est important de distinguer les différentes formes de mise à disposition d’un véhicule par l’entreprise, car, selon les conditions d’utilisation établies, ils ne sont pas tous considérés comme des avantages en nature.

Les véhicules de service ne sont destinés qu’à des déplacements professionnels, et par conséquent, ne constituent pas un avantage en nature. Ces véhicules sont des outils de travail, et peuvent être retirés de manière unilatérale par l’entreprise si elle le décide.
Le collaborateur ne peut pas utiliser le véhicule pour ses trajets privés en dehors des heures de travail, pendant ses RTT, ses congés et ses week-ends. Dans le cas contraire, il s’expose à des sanctions, voire à un licenciement. L'entreprise peut toutefois autoriser les déplacements entre son domicile et son lieu de travail, à condition de le formaliser par un accord écrit, signé par le collaborateur et l’entreprise.

Les véhicules de fonction constituent quant à eux des avantages en nature, soumis à la législation sociale et fiscale. Ils peuvent être utilisés par le collaborateur pour leurs usages professionnels et personnels. Les véhicules de fonction représentent un complément de rémunération, et doivent être mentionnés dans le contrat de travail. Les frais d’assurance sont pris en charge par l’entreprise. Cependant, toutes les dépenses liées à l’usage personnel (péages, carburant, stationnement…) peuvent rester à la charge du conducteur, en fonction de ce que l'entreprise prend en charge.

Certains distinguent les véhicules de « statut », ou véhicules de direction, qui sont attribués à un dirigeant ou un associé pour contribuer à l’image de l’entreprise. Etant utilisés à des fins personnelles ou professionnelles, ils rentrent également dans la catégorie des véhicules de fonction.

Mode de calcul de l’AEN

L’état a défini deux modes de calcul (précisés dans l’arrêté du 10 décembre 2002) pour évaluer ces avantages en nature :

• soit au réel, sur la base des dépenses engagées,
• soit au forfait.

C’est à l’employeur que revient le choix de calcul.

Bon à savoir : il est possible de modifier l’option sélectionnée en fin d’exercice. L’entreprise peut également avoir des modes de calcul différents selon les collaborateurs.

1. Au réel

Pour ce mode d’évaluation, le conducteur doit conserver tous les justificatifs de ses dépenses afin de les transmettre à son employeur : péages, stationnement, carburant… L’AEN sera calculé au prorata du kilométrage parcouru à titre privé.

La méthode de calcul tiendra également compte de la valeur d’achat du véhicule et de son ancienneté.

En général, cette solution est choisie dans les cas où le kilométrage à titre privé est relativement peu important. Mais s’il est difficile ou impossible de déterminer le kilométrage exact effectué à titre privé ou de calculer les dépenses réelles, alors l’avantage en nature doit obligatoirement être calculé au forfait selon l’arrêté du 10 décembre 2002.

Bon à savoir : Si l’entreprise prend en charge le carburant, les frais réels utilisées pour un usage privé, seront pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.

2. Au forfait

Cette solution est la plus simple à mettre en place et facilite la vie des entreprises.

Il faut toutefois distinguer les voitures achetées et les voitures louées, car la méthode de calcul sera légèrement différente.

Bon à savoir : l’évaluation forfaitaire pour un véhicule en location est plafonnée. Elle ne pourra pas être supérieure à l’avantage en nature évaluée si le véhicule avait été acheté. Le prix de référence est défini ainsi par l’URSSAF : le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, en tenant compte des rabais, et dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat.

Le cas des véhicules électriques

Si une entreprise met à disposition d’un collaborateur un véhicule 100 % électrique, l’avantage en nature sera calculé légèrement différemment. Les particularités sont détaillées dans l’arrêté du 26 décembre 2022 et sont valables (à l’heure où nous écrivons ce texte) pour 2023 et 2024.

D’une part, parce qu’il y a des avantages du gouvernement en faveur de l’électrique. D’autre part, parce que l’accès à l’électricité pour la recharge n’est pas géré de la même façon que l’accès au carburant.

Concrètement, l’avantage en nature calculé bénéficie d’un abattement de 50 % (dans la limite de 1 800 € par an) et ne tient pas compte des frais d’électricité payés par l’employeur pour la recharge du véhicule.

Donc si l’employeur installe des bornes de recharge sur le lieu de travail, cela ne jouera pas dans l’évaluation des avantage en nature.

Il existe toutefois des subtilités dans le cas où l’entreprise prend en charge tout ou partie des frais relatifs à l'achat et à l'installation d'une borne de recharge en dehors du lieu de travail.

• Si la mise à disposition de la borne cesse à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exclue des cotisations et contributions sociales ;
• En revanche, si la borne est installée au domicile du salarié et n'est pas retirée à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exclue des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager pour l'achat et l'installation de la borne (dans la limite de 1 000 €). NB: Ces limites sont portées à 75 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager et 1 500 € respectivement lorsque la borne a plus de cinq ans.

Enfin, si l'employeur prend en charge tout ou partie des autres frais liés à l'utilisation d'une borne de recharge électrique installée hors du lieu de travail ou du coût d'un contrat de location d'une borne de recharge électrique (hors frais d'électricité), cette prise en charge est exclue des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % du montant des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager.