e-Invoice: grip op uw administratie

U ontvangt deze maandelijks per e-mail, in het eerste volledige weekend van de maand. De facturen zijn ook online op te halen in e-Invoice.

De incasso wordt uitgevoerd op de vervaldatum die op de factuur staat. De vervaldatum vindt u rechtsboven op de factuur.

Dat is niet mogelijk. De leasetermijnen en brandstofvoorschotten worden altijd één maand vooruit gefactureerd.

Dit is afhankelijk van de startdatum van het leasecontract. Start het contract pas later in een maand, dan wordt dit samengevoegd met de factuur van de volgende maand.
Bijvoorbeeld: de leaseauto wordt 24 augustus geleverd. Dan ontvangt u de eerste factuur in september, inclusief de leasekosten vanaf 24 augustus en de volledige maand september.

U kunt hiervoor contact opnemen met uw vaste contactpersoon. De contactgegevens staan vermeld op uw factuur.

U kunt hiervoor contact opnemen met uw vaste contactpersoon. De contactgegevens staan vermeld op uw factuur.

Na het inleveren van de auto beëindigen wij het leasecontract. Het kan zijn dat het leasecontract verlengd is geweest, of dat er nog kosten zijn gemaakt zoals bekeuringen of inleverschade. Dit wordt dan nog gefactureerd. Eventueel te veel gefactureerde leasetermijnen worden bij beëindiging van het leasecontract automatisch gecrediteerd.

U ontvangt de factuur standaard in PDF-vorm per e-mail. Wilt u als aanvulling liever de factuur in Excel en/of XML hebben? Dan kunt u dit in e-Invoice onder ‘Verzendgegevens’ aanvinken. U kunt de facturen ook zelf downloaden in deze formats in e-Invoice. Wilt u de factuur in UBL-formaat ontvangen? Neem dan even contact op met facturatie.nl@athlon.com

Ja, wij kunnen kostenplaatsen vermelden op uw factuur. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon. U vindt de contactgegevens op uw factuur.

Wij kunnen de factuur splitsen in categorieën. In dat geval ontvangt u een verzamelfactuur waarop de kosten per categorie zijn gespecificeerd. Dit kan op onderstaande manieren:

• Per kostenplaats: de kostenplaats kan op contractniveau op de factuur vermeld worden. Het is bovendien mogelijk per kostenplaats een subtotaal te vermelden.
• Per referentie: op contractniveau kan een referentie vermeld worden, denk aan een personeelsnummer.
• Per contract: dit houdt in dat u per contract een factuur ontvangt.

U kunt deze mogelijkheden aanvragen via facturatie.nl@athlon.com.

Ja, per factuurstroom kan er één inkoopnummer worden vermeld. Neem hiervoor contact op met facturatie.nl@athlon.com.

Ja, dat kan. Er kunnen meerdere e-Invoice-accounts worden aangemaakt, zodat bijvoorbeeld de administratie en de wagenparkbeheerder de facturen ontvangen en zelf kunnen downloaden. Neem hiervoor contact op met facturatie.nl@athlon.com.

Er zijn voor de meest gebruikte digitale platformen als o.a. Tungsten, Ariba en Basware koppelingen beschikbaar. Wilt u de facturen op deze wijze ontvangen? Neem dan voor de mogelijkheden contact met ons op via facturatie.nl@athlon.com.

Het is mogelijk om diverse kosten op een aparte factuur te ontvangen, zoals bijvoorbeeld:

• Maandlease factuur
• Lease gerelateerde kosten (bijvoorbeeld eigen risico)
• Bekeuringen
• Eventuele facturen voor huurauto’s via Athlon Rental worden altijd separaat gefactureerd.

In geval van schade aan de leaseauto ontvangt u een factuur voor het eigen risico. Wij betalen u het eigen risico terug als vastgesteld is dat de tegenpartij schuldig was aan de schade.

Bij een eventuele bekeuring zal deze rechtstreeks naar de betreffende leaserijder gemaild worden inclusief een link waarmee het bedrag direct kan worden voldaan. Indien de bekeuring binnen vijf dagen voor de vervaldatum nog niet is betaald, dan ontvangt de leaserijder automatisch een herinnering.

Mocht blijken dat na de vervaldatum de bekeuring nog steeds niet is voldaan, dan belasten wij het openstaande bedrag via de maandfactuur door aan de werkgever.

Overigens kunt u er óók voor kiezen dat wij eventuele bekeuringen altijd dírect betalen en standaard doorbelasten op de maandfactuur. Dit kunt u aangeven bij uw relatiebeheerder.

U vindt alle bekeuringen in e-Invoice als bijlage van de betreffende factuur. U kunt de bekeuring eenvoudig downloaden:

• Log in op e-Invoice
• Klik op het blauwe factuurnummer
• Een pop-upvenster opent. Klik op ‘download bijlagen’

Vanwege de grootte van het bestand wordt de mail met bijlage vaak tegengehouden door mailservers. Deze hebben vaak restricties op de grootte van inkomende mail.

Voor de brandstof betaalt u maandelijks een voorschot. Per kwartaal krijgt u een aparte factuur van de betaalde voorschotten per kenteken verrekend met de werkelijke kosten. Mocht u deze afrekening liever per maand ontvangen, neem dan even contact op met facturatie.nl@athlon.com.

U vindt de specificatie van de brandstofafrekening in e-Invoice:

• Log in op e-Invoice
• Klik op het blauwe factuurnummer
• Een pop-upvenster opent. Klik op ‘download brandstofoverzicht’. 

Staat er geen optie ‘download brandstofoverzicht’? Stuur dan een e-mail naar facturatie.nl@athlon. Wij zorgen er dan voor dat dit zichtbaar wordt.

De volle tank bij aflevering van de auto wordt door de dealer aan Athlon gefactureerd. Wij factureren deze kosten aan u als brandstofkosten. Dit is een eenmalige factuur.

Dit zijn de kosten voor het aftanken van de auto na inlevering. Heeft u de auto ingeleverd met een volle tank? Dan worden er geen tankkosten gefactureerd.