e-Invoice: grip op uw administratie
Grip op uw administratie
De administratie voor een wagenpark kan erg complex zijn. Met Athlon e-Invoice houdt u grip op deze administratie. In deze beveiligde omgeving kunt u al uw facturen terugvinden, maar ook andere belangrijke informatie, zoals bijlagen van bijvoorbeeld bekeuringen worden hier voor u opgeslagen.
Veelgestelde vragen over facturatie en e-Invoice
Voordelen
- Altijd en overal inzage in uw facturen
- Facturen in diverse formaten (HMTL, Excel, XML, PDF) voor eenvoudige verwerking
- Vragen over uw factuur kunt u direct stellen
- Het geavanceerde zoeksysteem maakt zoeken op o.a. kenteken, berijder en datum mogelijk
- Elke factuur is voorzien van een digitale handtekening die de factuur rechtsgeldig maakt
Facturen algemeen
-
Wanneer ontvang ik de facturen?
U ontvangt deze maandelijks per e-mail, in het eerste volledige weekend van de maand. De facturen zijn ook online op te halen in e-Invoice.
-
Wanneer wordt de factuur geïncasseerd?
De incasso wordt uitgevoerd op de vervaldatum die op de factuur staat. De vervaldatum vindt u rechtsboven op de factuur.
-
Kunnen de leasetermijnen ook achteraf gefactureerd worden?
Dat is niet mogelijk. De leasetermijnen en brandstofvoorschotten worden altijd één maand vooruit gefactureerd.
-
De eerste factuur is hoger dan verwacht, hoe kan dat?
Dit is afhankelijk van de startdatum van het leasecontract. Start het contract pas later in een maand, dan wordt dit samengevoegd met de factuur van de volgende maand.
Bijvoorbeeld: de leaseauto wordt 24 augustus geleverd. Dan ontvangt u de eerste factuur in september, inclusief de leasekosten vanaf 24 augustus en de volledige maand september. -
De factuur klopt niet, waar kan ik dit melden?
U kunt hiervoor contact opnemen met uw vaste contactpersoon. De contactgegevens staan vermeld op uw factuur.
-
De herberekening van mijn leasecontract is niet duidelijk, waar kan ik terecht voor uitleg?
U kunt hiervoor contact opnemen met uw vaste contactpersoon. De contactgegevens staan vermeld op uw factuur.
-
Waarom ontvang ik een factuur nadat de mijn auto heb ingeleverd?
Na het inleveren van de auto beëindigen wij het leasecontract. Het kan zijn dat het leasecontract verlengd is geweest, of dat er nog kosten zijn gemaakt zoals bekeuringen of inleverschade. Dit wordt dan nog gefactureerd. Eventueel te veel gefactureerde leasetermijnen worden bij beëindiging van het leasecontract automatisch gecrediteerd.
-
In welke formats (Excel, pdf..) kan ik de factuur ontvangen?
U ontvangt de factuur standaard in PDF-vorm per e-mail. Wilt u als aanvulling liever de factuur in Excel en/of XML hebben? Dan kunt u dit in e-Invoice onder ‘Verzendgegevens’ aanvinken. U kunt de facturen ook zelf downloaden in deze formats in e-Invoice. Wilt u de factuur in UBL-formaat ontvangen? Neem dan even contact op met facturatie.nl@athlon.com
Aanpassingen aan de factuur
-
Is het mogelijk om kostenplaatsen op de factuur te vermelden?
Ja, wij kunnen kostenplaatsen vermelden op uw factuur. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon. U vindt de contactgegevens op uw factuur.
-
Kan de factuur worden gesplitst in categorieën?
Wij kunnen de factuur splitsen in categorieën. In dat geval ontvangt u een verzamelfactuur waarop de kosten per categorie zijn gespecificeerd. Dit kan op onderstaande manieren:
- Per kostenplaats: de kostenplaats kan op contractniveau op de factuur vermeld worden. Het is bovendien mogelijk per kostenplaats een subtotaal te vermelden.
- Per referentie: op contractniveau kan een referentie vermeld worden, denk aan een personeelsnummer.
- Per contract: dit houdt in dat u per contract een factuur ontvangt.
U kunt deze mogelijkheden aanvragen via facturatie.nl@athlon.com.
-
Is het mogelijk om een inkoopnummer op de factuur te vermelden?
Ja, per factuurstroom kan er één inkoopnummer worden vermeld. Neem hiervoor contact op met facturatie.nl@athlon.com.
-
Kunnen meerdere afdelingen in een organisatie de facturen ontvangen?
Ja, dat kan. Er kunnen meerdere e-Invoice-accounts worden aangemaakt, zodat bijvoorbeeld de administratie en de wagenparkbeheerder de facturen ontvangen en zelf kunnen downloaden. Neem hiervoor contact op met facturatie.nl@athlon.com.
-
Kan ik de facturen via een derde partij (bijv. Ariba, Basware) ontvangen?
Er zijn voor de meest gebruikte digitale platformen als o.a. Tungsten, Ariba en Basware koppelingen beschikbaar. Wilt u de facturen op deze wijze ontvangen? Neem dan voor de mogelijkheden contact met ons op via facturatie.nl@athlon.com.
-
Welke kosten kunnen separaat gefactureerd worden?
Het is mogelijk om diverse kosten op een aparte factuur te ontvangen, zoals bijvoorbeeld:
- Maandlease factuur
- Lease gerelateerde kosten (bijvoorbeeld eigen risico)
- Bekeuringen
- Eventuele facturen voor huurauto’s via Athlon Rental worden altijd separaat gefactureerd.
Schade en bekeuringen
-
Moet ik bij schade direct het eigen risico betalen?
In geval van schade aan de leaseauto ontvangt u een factuur voor het eigen risico. Wij betalen u het eigen risico terug als vastgesteld is dat de tegenpartij schuldig was aan de schade.
-
Hoe worden bekeuringen gefactureerd?
Bij een eventuele bekeuring zal deze rechtstreeks naar de betreffende leaserijder gemaild worden inclusief een link waarmee het bedrag direct kan worden voldaan. Indien de bekeuring binnen vijf dagen voor de vervaldatum nog niet is betaald, dan ontvangt de leaserijder automatisch een herinnering.
Mocht blijken dat na de vervaldatum de bekeuring nog steeds niet is voldaan, dan belasten wij het openstaande bedrag via de maandfactuur door aan de werkgever.
Overigens kunt u er óók voor kiezen dat wij eventuele bekeuringen altijd dírect betalen en standaard doorbelasten op de maandfactuur. Dit kunt u aangeven bij uw relatiebeheerder.
-
Waar vind ik de bekeuringen die worden gefactureerd?
U vindt alle bekeuringen in e-Invoice als bijlage van de betreffende factuur. U kunt de bekeuring eenvoudig downloaden:
- Log in op e-Invoice
- Klik op het blauwe factuurnummer
- Een pop-upvenster opent. Klik op ‘download bijlagen’
-
Waarom wordt de bekeuring niet meegestuurd met de factuur?
Vanwege de grootte van het bestand wordt de mail met bijlage vaak tegengehouden door mailservers. Deze hebben vaak restricties op de grootte van inkomende mail.
Brandstofkosten
-
Hoe worden de brandstofkosten gefactureerd?
Voor de brandstof betaalt u maandelijks een voorschot. Per kwartaal krijgt u een aparte factuur van de betaalde voorschotten per kenteken verrekend met de werkelijke kosten. Mocht u deze afrekening liever per maand ontvangen, neem dan even contact op met facturatie.nl@athlon.com.
-
Waar vind ik de specificatie van brandstofafrekening?
U vindt de specificatie van de brandstofafrekening in e-Invoice:
- Log in op e-Invoice
- Klik op het blauwe factuurnummer
- Een pop-upvenster opent. Klik op ‘download brandstofoverzicht’.
Staat er geen optie ‘download brandstofoverzicht’? Stuur dan een e-mail naar facturatie.nl@athlon. Wij zorgen er dan voor dat dit zichtbaar wordt.
-
Ik heb geen tankpas, waarom staan er brandstofkosten op mijn eerste factuur?
De volle tank bij aflevering van de auto wordt door de dealer aan Athlon gefactureerd. Wij factureren deze kosten aan u als brandstofkosten. Dit is een eenmalige factuur.
-
Waarom wordt er brandstof gefactureerd bij een huurauto?
Dit zijn de kosten voor het aftanken van de auto na inlevering. Heeft u de auto ingeleverd met een volle tank? Dan worden er geen tankkosten gefactureerd.